[Association] Compte rendu du conseil d'Administration (2016 S1)

Le 27/02/2016 s'est tenue une réunion du Conseil d’Administration (CA) du club BIONIFIGS. Elle a eut pour fil conducteur dix sujets à traiter qui sont énoncés ci-après. Le secrétaire de séance était Piruk.

Le secrétaire de séance a écrit:

Compte-rendu du Conseil d'Administration

du 27 Février 2016

La réunion a lieu le 27 février par messagerie instantanée via Internet. Le rapporteur de séance est le Secrétaire de l'association. Début du Conseil d'Administration à 18h00.

Ordre du jour :


  Comptes de l'association
  Distribution du matériel
  Mises à jour de BUA
  Point sur les adhésions/cotisations
  Fréquence des réunions du CA
  Redéfinition des postes
  Point sur les candidatures renouvellement du bureau
  Calendrier des expos
  Concours
  Démission de Toa Leewan
  État des relations avec Lego France.



Membres présents :

- Eddy R. (Exo-6) : Président
- Quentin C. (Marek) : Trésorier
- Pierrick M. (Pnicful) : Responsable Web
- Victor P. (Toa Leewan) : Responsable Projets
- Thibaut P. (Piruk) : Secrétaire

Le Président ouvre le conseil d'Administration.


Comptes de l'association :


Le trésorier indique que les comptes de l’association sont dans le vert, (+- 800€ de libre) ce qui est un très bon point. Il n’a cependant pas été en mesure de fournir un compte rendu détaillé pour des raisons administratives. Du fait de l’état des comptes, le C.A. a décidé d’offrir 50€ par membre non-aquitain présent à la convention V, en guise de dédommagement pour les frais de déplacement et d’implication dans cette exposition.

Pour : 5 Contre : 0 Abstention  : 0



 Distribution du matériel : 


Le trésorier explique le fonctionnement actuel de l’association en terme de prêt de matériel. (A savoir qu’il expédie personnellement le matériel (Ensembles, PLV, bannières..) à la personne qui en a formulé la demande.) Or, le système actuel ne permet pas d’avoir une traçabilité et une visibilité suffisante.

De ce fait, le trésorier explique travailler sur un outil de référencement du matériel par équipe régionale sur le site bionifigs-asso.com. Il faudra donc que chaque responsable régional répertorie les biens de l’association qu’il possède. Le secrétaire sera chargé de les contacter et d’engager le processus. Ce dispositif permettra de : Faciliter les futures commandes de matériel; Faciliter les échanges de matériel

Pour : 5 Contre : 0 Abstention  : 0





 Mises à jour de BUA : 


Le trésorier explique les problèmes actuels du site bionifigs-asso.com. Notament la non-pertinence de la page d’accueil. Il propose donc une refonte de celle-ci pour y intégrer un module de type Blog, sur lequel seront publiés les articles suivants :  Annonces Expositions, Comptes Rendus Exposition, Comptes Rendus réunions mensuelles, Comptes Rendus des Conseils d’Administration, Annonces d’Assemblés Générales, Comptes rendus des Assemblés Générales, Actualités régionales, Actualités de Figunivers, Arrivages à la boutique, Annonces des partenaires, Suivis des projets, billets de mise à jour du site et autres annonces liées à l’association..

Ne seront pas publiés : Les actualités liées aux univers, histoires étendues, les débats et les images préliminaires de produits.

Autres modifications : le logo Nuvapedia mis en avant. La structure du site devrait également évoluer, avec l’apparition d’une section “partenaires”, “Fan club”, “Nos équipes”, “Convention”, “Expositions”, “Adhésion”, “Détente” et “Projets”

Le président explique que la section “Projet” permettra de présenter mais également de proposer des projets à l'association. A terme, et si les caisses continuent leurs croissance, il se pourrait que l’association aide financièrement les porteurs de projets.

Pour : 5 Contre : 0 Abstention  : 0





 Point sur les adhésions/cotisations : 


Le trésorier propose une refonte du module interne de gestion d’adhérent. Le secrétaire sera chargé de vérifier les cotisations des adhérents

Pour : 5 Contre : 0 Abstention  : 0





 Fréquence des réunions du CA : 


Le président propose une fréquence de réunion beaucoup plus courte, pour permettre à tous les membres du C.A. de se réunir de façon moins formelle. La fréquence serait mensuelle. D’un autre côté, les C.A. seraient plus efficients, mais également plus rares, passant de trimestriels à semestriels. Ce changement implique une modification des statuts.

Pour : 5 Contre : 0 Abstention  : 0









 Redéfinition des postes : 


Le trésorier et le président proposent de supprimer le poste actuel de Toa Leewan (Responsable des projets) pour le remplacer par celui de ‘Coordinateur Régional”. Son rôle serait de créer une véritable passerelle communiquante entre le C.A. et les équipes régionales. Ce rôle serait tenu par deux personnes, gérant chacune une des deux zones géographiques (Nord / Sud) du territoire. Les rôles seront proposés à deux personnes choisies par le C.A. Ce changement implique une modification des statuts.
Pour : 5 Contre : 0 Abstention  : 0



 Point sur les candidatures renouvellement du bureau : 

Le président demande à chaque membre du bureau si il veut conserver son poste actuel. Le président, le trésorier, le secrétaire et le responsable web répondent favorablement. Le responsable des projets ne souhaite pas continuer à siéger au C.A.



 Calendrier des expos : 


Le président annonce le relancement de l’Agenda des expositions, de façon plus soutenu et plus approfondi. Le secrétaire aidera le responsable web dans sa tâche. Le trésorier travaille déjà sur un agenda consultable en ligne.





 Concours : 


Le responsable web propose l’organisation d’un concours, pour cela il demande au trésorier le soutien financier de l’association. Le trésorier approuve.





 Démission de Toa Leewan : 


Le responsable projets exprime sa volonté à ne plus siéger au conseil. De plus, il suggère de faire figurer ses fonctions aux nouvellement crées Coordinateurs Régionaux.





 État des relations avec Lego France : 


Le responsable web demande l’état des relations avec LEGO France. Le président explique qu’il n’y a pas de rapports construits actuellement.





Fin du Conseil d'Administration à 22h00

Up - Topic publié en section adéquate

Euh tu m'a pas prévenu, je voulais participer :/ Surtout que je voulais me présenter Responsable Alsace-Lorraine. Et la section pour référencier le matos est déjà ouverte?

C'est de l'Assemblée Générale dont tu parles, ne confonds pas tout. Là c'était la réunion "staff / privée". Celle avec tous les adhérents n'a pas encore eu lieue.

Tehuri a écrit:Et la section pour référencier le matos est déjà ouverte?

Areuhm. C'est Marek qui vas développer ça, et aussi talentueux et rapide soit-il ça représente du boulot. Donc non. 

Et quand ça sera fait, vous serez informés.

Ah ok merci, et bien Marek si tu vois ce message préviens moi quand tu auras fini.

@Tehuri Tu seras prévenu comme tous les autres lors de l'annonce interne du lancement du support

Mec, t'as vraiment écrit "Abstinence" partout, ou c'est mes yeux... ?
Je te renvois à ton dictionnaire, mais je pense qu'Abstention est clairement plus approprié.

Pourquoi tu tapes les nsf où ça fait mal ? x( 
Sinon le topic était pendant plus d'une semaine en section privée pour justement éviter ce genre de coquilles, mais j'ai pas eu de réponses !

De beaux projets et de super attentions (les 50€ pour les non-aquitains ayant participé à la Conv. V). Je suis content de voir comme vous êtes professionnels et visiblement toujours aussi passionnés ; au plaisir de vous croiser dès que possible dans une réunion de fans..

Ackar.

De même que ce cher Ackar, je suis tout à fait heureux de voir que l'équipe continue à rouler sa bosse tout en adoptant une dynamique qui se veut de plus en plus sérieuse. BIONIFIGS était déjà une sacrée association du temps où je m'investissais, mais là vous vous surpassez les gars, je suis fier de vous. Fier également d'avoir fait partie de l'aventure, même si ma passion pour BIONICLE est désormais complètement éteinte, je me remémore avec beaucoup de nostalgie les merveilleux instants que j'ai passé avec vous. En m'inscrivant, il y a presque huit ans, je savais que j'allais vivre une aventure extraordinaire mais j'étais loin de l'idée de me faire des camarades que je côtoie pour la plupart encore sur Facebook. MERCI.