[Association] Compte rendu du conseil d'Administration (2015 S1)

Le secrétaire de séance a écrit:

Compte-rendu du Conseil d'Administration
du 25 Juillet 2015

La réunion a lieu le 25 juillet par messagerie instantanée via Internet. Le rapporteur de séance est le secrétaire de l'association. Début du Conseil d'Administration à 18h.

Ordre du jour :

Réévaluation du dossier BIONIFIGS Convention 5.
Descriptif et entrée dans le programme LUG Ambassador
Grâce des adhésions 2016
Rapport financier de l'association
 Avancement et avenir de Bionifigs-asso.com
 Changement d’adresse du siège de l’association
Proposition d'un concours d'Été
Rapport d'activité de Hero Apocalypse
 Proposition d'un concours de Diorama


Membres présents :

- Eddy R. (Exo-6) : Président
- Quentin C. (Marek) : Trésorier
- Pierrick M. (Pnicful) : Responsable Web
- Victor P. (Toa Leewan) : Responsable Projets
- Thibaut P. (Piruk) : Secrétaire


Réévaluation du dossier BIONIFIGS Convention 5 :

Le président expose la situation vis-à-vis de l’exposition Fans de Briques 2015 prévue à Bordeaux les 28 et 29 novembre, dont le nombre de membres de BIONIFIGS.com potentiellement présents pour l'expo sans animations programmée jusque-là, rapporté par l'équipe régionale d'Aquitaine, serait susceptible de remettre en cause la décision de ne pas y organiser de "Convention BIONIFIGS" cette année, prise lors d'un C.A. antérieur faute des disponibilités réduites du Bureau cette année.

Il soulève alors la question de la programmation ou non d'une cinquième Convention cette année ; ces éléments nouveaux autorisant à reconsidérer le débat. Le président précise que le fait qu'il ne puisse pas s'engager personnellement dans l'organisation d'un tel événement cette année demeure.

Après discussions, le C.A. décide finalement d'autoriser l'organisation par une équipe locale de la cinquième Convention BIONIFIGS pour la fin de l'année 2015, même si celle-ci devait voir son échelle relativement réduite par rapport aux années précédentes, préférant ne pas prendre le risque de voir s'éteindre la dynamique née lors de la quatrième édition de la Convention BIONIFIGS.

 Approuve : 3
 Rejette : 1
S'abstient : 1

Cette Convention, si l'équipe d'Aquitaine confirme son souhait de l'organiser, sera la première organisée par une équipe locale et non pas par le Bureau de l'association.


Descriptif et entrée dans le programme LUG Ambassador :

Le président explique le concept de LUG Ambassador, un programme permettant à l'association d'exister aux yeux du groupe LEGO, et ainsi de disposer d'avantages et de faciliter le contact avec la marque.
Après présentation du programme reformé par Le Groupe LEGO, il soumet à l'approbation du C.A. la candidature du Club BIONIFIGS à ce programme.

Approuve : 4
Rejette : 0
S'abstient : 1 

Le président fera le nécessaire pour déposer un dossier de reconnaissance de BIONIFIGS en tant que Re-LUG en intégrant le programme LEGO Ambassador.

Grâce des adhésions 2016 :

Le trésorier et le président soulignent la baisse d’activité et de prestations de l’association qui avait été en partie anticipé, et proposent en conséquence de faire grâce des cotisations aux adhérents pour l'année 2016.
Le Trésorier propose d’offrir à chaque membre qui avait cotisé, ou renouvelé sa cotisation, pour l'année 2015 : un masque Chromé aléatoire en cadeau supplémentaire.

Approuve : 4
Rejette : 0
S'abstient : 1

Le secrétaire se chargera d'adresser publipostage aux adhérents pour les informer que leur cotisation 2016 leur est offerte par le Club BIONIFIGS, et de leur réception future de masques chromés en cadeau pour leur cotisation pour l'année 2015 malgré le manque de service proposés par l'association.

Rapport financier de l'association :

Le trésorier expose la situation financière de l’association.
Les comptes sont à zéro, mais les dettes dues au lancement de l’association sont maintenant comblées. Le trésorier compte sur les ventes d’ensembles et de pièces détachées pour générer des revenus et permettre de plus grosses dépenses sur le compte associatif, et souhaite que organiser la tenue de boutiques BIONIFIGS dans les 3 plus gros événement 100% LEGO du second semestre 2015.

Approuve : 3
Rejette : 0
S'abstient : 2


Avancement et avenir de Bionifigs-asso.com :

Le trésorier (actuellement principal développeur du site) expose l’état actuel de l’avancement du nouveau portail associatif du Club BIONIFIGS. L’ensemble des pages “statiques” sont opérationnelles, il veut maintenant travailler sur l’aspect “dynamique”, avec notamment un listage clair et précis d’expositions passées et à venir, un bandeau d’actualité, base de données adhérents, localisation du matériel de boutique…

Il explique qu’une intervention humaine régulière serait obligatoire pour le bon fonctionnement du site, et qu'un fil de discussions de recrutement a été ouvert sur le forum mais aurait besoin de plus de visibilité. Le président propose une relance du sujet de recrutement à la fin août pour retour des vacances estivales, soutenue par l'équipe de rédaction du Forum et les réseaux sociaux.

Approuve : 3
Rejette : 0
S'abstient : 2


Changement d’adresse du siège de l’association :

Le président explique qu’un changement de situation nécessite le changement des adresses de gestion et du siège de l’association. Le trésorier, en charge des stocks de l'association qu'il gérait auparavant en région Lorraine, vient d’emménager de façon pérenne en Île-de-France, dans la même région que le président qui hébergeait le siège administratif de l'association. Il propose de fusionner le siège de l’association avec la nouvelle adresse de gestion des stocks qui devait être déclarée à la sous-préfecture, et faire du lieu de résidence du secrétaire la nouvelle adresse de gestion administrative où seront désormais envoyées formulaires d'adhésions.

Approuve : 4
Rejette : 0
S'abstient : 1

Une déclaration officielle sera publiée à ce propos sur la section du Forum dédiée à l'association, et sera également notifié sur le courrier adressé aux adhérents pour la grâce des cotisations 2016 par le secrétaire. Le président se charge des démarches de changement situation à effectuer auprès de la sous-préfecture référente.


Proposition d'un concours d'Été :

Le Responsable web souhaiterait obtenir des ensembles inédits à faire gagner pour un concours de fin d’été ou début d'automne, si l’association peut les financer ou en sollicitant directement le Groupe LEGO.
L’idée d’un concours à thème à l'occasion de la sortie de la nouvelle gamme de figurines à jouer constructibles LEGO Star Wars, est proposée à l'issue des discussions.

 Approuve : 4
 Rejette : 0
S'abstient : 1

Le président prendra contact avec LEGO France pour soumettre ce projet rapidement.


Rapport d'activité sur les projets liés à la gamme HERO Factory :

Le responsable web demande un rapport d'activité autour du projet collaboratif de fans « Hero Apocalypse ». 
Le responsable des projets collaboratifs explique qu'il devait discuter d'une relance avec son co-créateur. Ce dernier étant indisponible, le projet est pour l'instant à l'abandon. Le responsable web souhaite alors aborder la question du devenir du projet.
Le président exprime sa réserve quant à la résurrection du projet Hero Apocalypse, préférant pour le moment que les efforts soient tournés vers des projets nouveaux.

Approuve : 4
Rejette : 0
Non exprimé : 1


Organisation d'un concours de Diorama :

Le responsable web propose l'organisation d'un concours de fin d'été de Dioramas photos simples, ayant pour thème "Vos figurines en vacances", si le délai le permet ou au moins de retenir l'idée pour d'autres périodes auxquelles les membres pourront s'identifier simultanément.

Approuve : 4
Rejette : 0
S'abstient : 2

Fin du Conseil d'Administration à 22h30.

 serai le bienvenue ; 

Piruk a écrit:

 serai le bienvenue ; 

Dis comme ça on dirais un dû.