[Association] Compte rendu du conseil d'Administration (2014 T3)

Le secrétaire de séance a écrit:

Compte-rendu du Conseil d'Administration
du 1^er Octobre 2014

La réunion a lieu le 21 juin par messagerie instantanée via Internet. Le rapporteur de séance est le Responsable Projets de l'association. Début du Conseil d'Administration à 19h30.

Ordre du jour :

Le Bilan financier  du trimestre
Présentation plus détaillée de la plateforme web en développement par Marek
Les futures dépenses / les démarches à suivre pour toute future demande de fonds
L’organisation du concours inter-forums et international
Relance des projets Bionicle Héritage et Hero Apocalypse
Organisation de futures animations sur le forum en général
Mise en place d'un calendrier interne
Campagne de ré-adhésions
Expositions de fin d'année
Rencontre avec LEGO France

Membres présents :

- Eddy R. (Exo-6) : Président
- Quentin C. (Marek) : Trésorier
- Pierrick M. (Pnicful) : Responsable Web
- Victor P. (Toa Leewan) : Responsable Projets

Absents : Thibaut P. (Piruk) : Secrétaire

Situation financière de l'association :

Le trésorier fournit les informations liées aux comptes de l'association depuis le l'exposé financier du CA de juin 2014.

Rentrées d'argent :

+445€ de l'exposition Fanabriques à Rosheim en Juin
+55€ de la  Boutique Wifeo

Dépenses :

-109€ d'achat de stand pour Animasia
-75€ pour le Crédit Mutuel
-65€ pour l'hébergement pour 12 mois de la nouvelle plateforme web
-63€ d'achat de sets pour des animations en expo
-Frais de ports divers
-Frais bancaires divers

Solde actuel sur le compte Crédit Mutuel : 210.02€

Remboursement de frais de démarrage en suspend : 943.20€

Le Président mentionne qu'il faudra bientôt renouveler l'hébergement de la Nuvapedia.

 Approuve : 4
 Rejette : 0
 Non exprimé : 1 (absent)

Présentation plus détaillée de la plateforme web en développement par Marek :

Le trésorier expose l'objectif de la plateforme web mentionnée lors du CA de juin 2014 : celle-ci, d'ores et déjà en construction, visera à rassembler les adhérents et les exposants, et leur permettra d'avoir accès à tout moment aux informations concernant le matériel à disposition de l'association, tels que les stocks de pièces, les nappes, les bannières et autres éléments décoratifs. Ce registre indiquera notamment la quantité et l'emplacement de tout le matériel en possession de l'association, ceci afin de faciliter le transfert de matériel d'une exposition à l'autre.

Toujours relativement aux expositions, cette plateforme facilitera la gestion des projets communs, puisqu'il suffira aux exposants de remplir un formulaire afin de soumettre son projet à une équipe habilitée (constituée du trésorier, du responsable projets, et d'autres membres à définir).

La plateforme web est également destinée à devenir le support de la boutique de pièces du Club BIONIFIGS, ceci afin de faciliter la gestion des avantages des adhérents, notamment.

Enfin, la plateforme sera également le support d'un tout nouveau type de Jeu de Rôle, qui sera l'évolution de Figunivers.

Approuve : 4
Rejette : 0
Non exprimé : 1 (absent)

Les futures dépenses / les démarches à suivre pour toute future demande de fonds :

Le trésorier rappelle qu'il faudra bientôt payer pour renouveler l'hébergement de la Nuvapedia et d'autres services.
Les futures dépenses prennent également en compte l'achat de sets afin d'alimenter les stocks des boutiques animées lors des expositions, ainsi que des bannières.
Des dépenses sont également prévues pour l'achat de pièces pour la réalisation d'un diorama Hero Factory l'Invasion des Profondeurs. Cependant, l'association ne dispose pas de suffisamment de fonds pour tout acheter, et une avance de la part d'une ou plusieurs personnes sera donc nécessaire.

Approuve : 4
Rejette : 0
Non exprimé : 1 (absent)

Comme mentionné précédemment, le trésorier indique la prochaine mise en place, via la plateforme web actuellement en développement, d'un système de formulaire afin de faire valider les projets collaboratifs nécessitant des ressources supplémentaires (dont l'achat de pièces, notamment).

Approuve : 4
Rejette : 0
Non exprimé : 1 (absent)

L’organisation du concours inter-forums et international :

Le président annonce en avant-première l'organisation d'un important concours d'ampleur mondiale organisé par Lego et impliquant les communautés de BIONIFIGS, BZPower, RusBionicle, Pockyland, Eurobricks, ainsi que ReBrick (site directement afiflié à Lego). Ce concours, qui durera normalement du 15 Octobre au 1^er Décembre et intitulé La Bataille pour le Masque d’Or, propose de construire le grand méchant de 2015. Le juré de chaque communauté choisira cinq demi-finalistes. Lego choisira les trois meilleurs de chaque communauté et leur offrira respectivement six, trois et un Toa. Les figurines envoyés aux gagnants seront dédicacées par leurs designeurs. Enfin, Lego choisira un gagnant parmi les six finalistes (le premier de chaque communauté, donc) qui recevra le masque du grand méchant en or massif 14 carats.

Approuve : 3
Rejette : 1
Non exprimé : 1 (absent)

Relance des projets Bionicle Héritage et Hero Apocalypse :

Le nouveau Responsable web annonce son souhait de remettre en route les projets collaboratifs Hero Apocalypse et Bionicle Héritage. Cependant, le CA a trouvé un frein majeur à cette relance : la difficulté à trouver des personnes motivées et capable de gérer de tels projets. Les activités futures du Forum (concours international en Octobre / Novembre, Masques d'Or en Décembre, éventuel concours avec Lego France en Janvier) laissent néanmoins un délai de quelques mois avant de rendre cette relance effective, et le CA décide donc de reporter la relance des projets collaboratifs à une date ultérieure.

Approuve : 4
Rejette : 0
Non exprimé : 1 (absent)

Organisation de futures animations sur le forum en général :

Le CA décide de réitérer les Masques d'Or en 2014. La compétition aura lieu en Décembre, juste après le concours international. Le Président mentionne également la possibilité d'un concours organisé en partenariat avec Lego France début 2015.

Approuve : 4
Rejette : 0
Non exprimé : 1 (absent)

Mise en place d'un calendrier interne :

Le président suggère la mise en en place d'un calendrier interne pour les membres du staff, dans lequel seraient indiquées les expositions à venir, les dates de sortie des sets, et les différents évènements de la communauté.
Le responsable projets propose de profiter de la future plateforme web pour mettre en place ce calendrier.

Approuve : 4
Rejette : 0
Non exprimé : 1 (absent)

Campagne de ré-adhésions :

En raison de l'absence du secrétaire, chargé de la campagne de ré-adhésion au Club BIONIFIGS, ce point est ajourné.

Le président en profite néanmoins pour présenter l'idée de renforcer le nombre d'adhérents en faisant d'office de chaque exposant sur un stand BIONIFIGS un Adhérent d'honneur, exempté de cotisation annuelle pour service rendu bénévolement à travers la tenu d'un stand. Il souligne que cela faciliterait les questions d'assurance pour nos exposants non-adhérents jusque-là, afin qu'ils soient pleinement couverte par l'assurance de l'association. Ce statut d'adhérent d'honneur serait rétroactif pour toutes les personnes non-adhérentes ayant participé comme bénévoles sur les manifestations précédentes.

Approuve : 3
Rejette : 1
Non exprimé : 1 (absent)

Expositions de fin d'année :

BIONIFIGS participera aux expositions suivantes à l'automne 2014 :

- Expo à Gambais : 18 et 19 Octobre
- Expo à Lyon : 25-26 Octobre
- Expo à St-Martin-des-Champs : 8-9 Novembre
- Convention 4 à Bordeaux (Fans de Briques) : 23-30 Novembre
- Expo à Paris (La Tous Ensemble) : 13-14 Décembre
- Expo à Nancy : 8-9 Novembre

Approuve : 4
Rejette : 0
Non exprimé : 1 (absent)

Rencontre avec LEGO France :

Le président rencontrera notre contact chez Lego France fin Octobre, ceci afin de nouer un partenariat durable. En vue du retour de la gamme BIONICLE, Lego propose d'ores et déjà du matériel promotionnel pour l'occasion et l'habillage de notre espace, et envisage une nouvelle forme de communication digitale impliquant la communauté, pour la suite.

Approuve : 4
Rejette : 0
Non exprimé : 1 (absent)

Fin du Conseil d'Administration à 23h30

Toa Ignika a écrit:1 voix contre le concours inter-forum avec LEGO, c'est bizarre, on a la possibilité de savoir les raisons ?