[Association] Compte rendu du conseil d'Administration (2014 T1)

Le secrétaire de séance a écrit:

Compte-rendu du Conseil d'Administration
du 8 février 2014

La réunion a lieu le 8 février par messagerie instantanée via Internet. Le rapporteur de séance est le secrétaire de l'association. Début du Conseil d'Administration à 21h00.

Ordre du jour :

 [puce] État des remboursements
 [puce] Réductions pour adhérents
 [puce] Validation futures expositions
 [puce] Rapprochement avec LEGO
 [puce] MAJ du Forum & Galeries
 [puce] Fichiers Adhérents
 [puce] Les boutiques régionales
 [puce] Développement chaîne Youtube

Membres présents :

- Eddy R. (Exo-6) : Président
- Quentin C. (Marek) : Trésorier
- Thibaut P. (Piruk) : Secrétaire
- Yoann C. (Cramone) : Responsable Web
- Victor P. (Leewan) : Responsable Projets

Absents : Aucun

Etat des remboursements :

Le trésorier transmet les informations liées aux comptes de l'association depuis le compte-rendu financier d'Expo-Lorraine à Nancy en novembre 2013 :

Rentrées d'argent :

+35€ de cotisations
+107,50€ de vente de sets/masques chromés sur le forum
+58,78€ de la part de la boutique Spreadshirt

Dépenses :

-55,04€ 1 an d'espace de stockage pour les galeries
-600€ divers

Solde : 155,15€

Remboursement en suspend : 1170€

Le président compte sur la prochaine exposition de Châtenoy-le-Royal fin avril 2014, pour effacer le remboursement en suspend. Une fois fait, les avances de fonds venant des membres fondateurs ne devront plus avoir cours ; voir les possibilités de crédits avec la banque en cas de besoin de liquidités indisponibles à l'avenir.

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Réductions pour adhérents :

Conformément aux prestations proclamées dans les statuts du club BIONIFIGS, il est proposé de définir les réductions dans les boutiques de l'association pour les adhérents, en parallèle d'un accès en avant-première à des produits ou des articles difficiles à trouver.

- Instauration d'une réduction de -10% via des codes promo qui seront fournis secrètement aux seuls adhérents, sur les boutiques en ligne Spreadshirt (accessoires) et Wifeo (pièces détachées) du club BIONIFIGS

- Instauration d'une réduction de -10% en direct sur les boutiques physiques du club BIONIFIGS tenues lors des expositions et manifestations publiques, ainsi que sur les greniers virtuels proposés ponctuellement sur le Forum.

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Validation futures expositions :

Sont validées les expositions suivantes :

100% LEGO

- Châtenoy-le-Royal (Festibriques) 26 & 27 avril 2014
- Mulsanne (FreeLUG) 3 & 4 mai 2014
- Mennecy (French'Brick) 3 & 4 mai 2014

Autres

- Nîmes (Lord Of The Geek) Fin avril 2014

Sont en attente de validation les expositions suivantes :

- Hirtzfelden (Fanabriques) dimanche 16 mars 2014
- Pluvigner (BrickPirate) 26 & 27 avril 2014

Après traitement des expositions à venir à moyen terme, le président propose la nomination de Leanne, adhérente volontaire et ayant à cœur la réussite du projet associatif, comme cadre-exposant de la région Languedoc-Roussillon, pour dynamiser le secteur.

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Rapprochement avec LEGO :

Le conseil a décidé de reprendre contact avec LEGO France, partenaire ayant contribué à l'obtention de lots pendant des concours jusqu'en 2012, mais devenu distant depuis.

Le président propose à Cramone de nommer Pnicful au poste de chargé des partenariats, sous condition de l'accord de ce dernier.

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Le président suggère ensuite au Responsable Web de reprendre pour lui la planification du calendrier des événements en ligne (tel que les concours à proposer à LEGO notamment), afin d'être réel moteur d'initiative en la matière. Ce dernier promet d'y réfléchir avant le prochain CA.

MAJ du Forum & Galeries :

Un nouvel espace de stockage est disponible pour les adhérents, pouvant ainsi téléverser leurs images, créations ou montages dans leur galerie personnelle. Une annonce officielle doit être publiée lors de la mise en service du projet.

Le président demande au secrétaire de veiller à la création des galeries individuelles pour l'ensemble des adhérents actuellement à jour de cotisation.

Une migration du forum vers une version plus élaborée est annoncée, en collaboration avec Shock et Maxim21. Cette mise à jour devra se faire avant le prochain CA en avril.

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Fichiers Adhérents :

Le fichier Adhérents a été créé. Il semble qu'aucune déclaration ne soit obligatoire auprès de la CNIL tant que l'association respecte scrupuleusement les règles définies pas celle-ci.

Le président signale au secrétaire qu'une colonne de données a été omise dans la confection du fichier, pour spécifier le mode de paiement effectué sur chaque cotisation.

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Boutiques régionales :

Suite au précédent créé par la demande de l'équipe d'Aquitaine, pour l'achat d'un vrac de pièces mis à disposition par un AFOL lors de l'expo de Talence, le trésorier et le président ont convenu de proposer dès cette année une régionalisation des stocks de l'association (actuellement centralisés en Lorraine).

Le président propose de confier dans un premier temps une cassette de 200€ par an aux responsables régionaux intéressés, pour qu'ils puissent constituer leurs propres stocks de pièces et de matériels d'exposition. L'ensemble restera centralisé virtuellement par le trésorier, auprès duquel les achats de chaque région devront être justifiés, en tenant rigoureusement à jour un registre de stocks et d'opérations comptables.

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Les stocks, équipements, ainsi que l'argent alloué pour les collecter, sont strictement la propriété du Club BIONIFIGS. Tout abus des biens et fonds de l'association à des fins personnelles, sera sanctionné d'une exclusion et de poursuites immédiates en justice.

Développement chaîne Youtube :

Il est enfin proposé de mettre au point un projet global de développement de la chaîne Youtube de BIONIFIGS, réseau social qui a déjà témoigné par le passé d'un nombre important de fans à attirer vers la communauté. Le président annonce à ce titre qu'un projet sérieux de relance du Mag vidéo est actuellement en phase d'essai.

Le Responsable Projets est invité à proposer prochainement plusieurs idées supplémentaires, sous formes de chroniques de fans, FAQ, reportage en expos et rencontres, ou tout autre type de format vidéo. Il demande néanmoins au CA de travailler à l'acquisition régulière de modèles inédits en avant-premières, pour profiter d'un effet viral sur les contenus de la chaîne le cas échéant.

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Les cadres-exposants régionaux devront également assurer désormais systématiquement la couverture vidéo de leurs manifestations locales, et en réserver la diffusion à la seule chaîne BIONIFIGS.

Fin du Conseil d'Administration à 00h00