[Association] Compte rendu du conseil d'Administration (2014 T2)

:équipe: Le 21/06/2014 s'est tenue une réunion du Conseil d’Administration (CA) du club BIONIFIGS. Elle a eut pour fil conducteur huit sujets à traiter qui sont énoncés ci-après.

Le secrétaire de séance a écrit:
Compte-rendu du Conseil d'Administration
du 21 Juin 2014
La réunion a lieu le 21 juin par messagerie instantanée via Internet. Le rapporteur de séance est le secrétaire de l'association. Début du Conseil d'Administration à 21h00.

Ordre du jour :

[puce] Situation financière de l'association
[puce] Concours en partenariat avec LEGO
[puce] Bilan des premières expos
[puce] Projets futurs
[puce] Mise au point sur la Convention 4
[puce] Dépenses à venir
[puce] Refonte éditoriale
[puce] Remarques personnelles

Membres présents :

- Eddy R. (Exo-6) : Président
- Quentin C. (Marek) : Trésorier
- Thibaut P. (Piruk) : Secrétaire
- Yoann C. (Cramone) : Responsable Web
- Victor P. (Leewan) : Responsable Projets

Absents : Aucun

Situation financière de l'association :

Le trésorier fournit les informations liées aux comptes de l'association depuis le l'exposé financier du CA de février 2014.

Rentrées d'argent :

+423€ de l'exposition Festi'Briques de Châtenoy en avril
+168,94€ de la Boutique Wifeo (depuis lancement)
+58,78€ de la Boutique Spreadshirt (depuis lancement)
+Ensembles vendus sur le Forum

Dépenses :

-180€ d'achat de stand pour à Lord Of The Geek 2014
-83,80€ de souscription à l'Assurance (responsabilité civile sur 1 an)
-Frais de ports divers
-Remboursement de la dette
-Matériel pour pour expositions régionales

Solde actuel sur le compte Crédit Mutuel : 38,48€

Remboursement de frais de démarrage en suspend : 952,19€

Le trésorier explique que l'association possède un grand stock de figurines à vendre, mais que nous n'avons pas eu d'expositions permettant de les écouler. L'idée est émise de consentir finalement à vendre en ligne les masques BIONICLE chromés, présentés lors de la Convention 3, sur la la boutique de pièces de l'association hébergée par Wiféo.

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Le président ajoute qu'il souhaite entamer la constitution d'un dossier pour permettre à l'association de faire des demandes de subventions, auprès des collectivités notamment. Il sollicite l'autorisation au CA pour soumettre une demande de SIRET à l'INSEE dans ce but.

[puce] Approuve : 5
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Concours en partenariat avec LEGO :

Le président informe le Responsable Web que LEGO France offre 107€ de dotations définies en commun-accord pour la mise en place du grand concours en ligne de cet été. Il ajoute que le lancement de ce dernier doit débuter dans l'idéal avant la fin du mois.

Un plan de communication visant à présenter le concours sera mis en place sur les réseaux sociaux, le forum et sous format vidéo. Le président suggère la sollicitation de la chaine Loosertribe pour aider à la promotion de ce concours, sur ce dernier support notamment.

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Bilan des premières expos :

Le président met en évidence l'évolution des expositions menées au nom de BIONIFIGS, allant d'une exposition en 2010, deux en 2011, quatre en 2012, et jusqu'à sept expositions l'an dernier. Il note que l'année 2014 en est déjà à cinq expositions à la mi-saison. Le Responsable Projet note la présence importante de BIONIFIGS lors d'expositions "hors-LEGO" dans les manifestations accomplies récemment et celles à venir sur le calendrier, conformément aux objectifs fixés par le CA en début d'année.

Le président fait part de nouveaux projets d'expositions LEGO qui lui ont été notifiés dernièrement, et qui ne figuraient pas à l'agenda potentiel :

Festi'Briques va tenter de revenir dans les projets d'envergure dès cette année avec une expo de 2000m² sur Lyon pour le dernier weekend d'octobre.
Une autre exposition plus modeste et nommée "La Tous Ensemble", visant à réunir le plus de LUG possible dans un même événement sous une bannière neutre, devrait également voir le jour sur Paris pour décembre. Les recettes de cette dernière seront distribuées équitablement aux associations présentes pour partie, et gelées afin de reconduire une manifestation de la sorte si elle se passe bien pour le reste.
Aussi, le président a appris la création d'une nouvelle association d'AFOL, Brisy, dans le département des Yvelines d'Île-de-France où le Club BIONIFIGS est domicilié, et qui prépare une première exposition pour la mi-octobre. Le président a noué un premier contact avec Brisy et espère travailler avec l'association dans ses futurs projets.

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Malgré un démarrage sur les chapeaux de roues, le président souligne que sur les 5 expos déjà effectuées en deux mois sur la saison 2014, il y en a 10 listées à l'agenda potentiel sur lesquelles le Club BIONIFIGS a dû tirer un trait faute d'effectifs et de moyens. Ceci notamment en Bretagne, où les manifestations autour du LEGO deviennent relativement nombreuses. Il propose donc au CA de nommer Toxic Geek, adhérent ayant participé à la Convention 3, comme responsable régional du Club BIONIFIGS pour la région Bretagne.

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Le président note enfin que la galerie et le compte-rendu de l'exposition de Mulsanne n'ont jamais été publié du fait que la tenue du stand BIONIFIGS a été confiée exceptionnellement à un membre de la communauté non-adhérent. Le CA remercie néanmoins Copnfl, dont le stand a été salué pour son jeune âge par des membres de FreeLUG auprès de nous par correspondance électronique. Un compte-rendu et une galerie seront mise en ligne même de manière tardive.

Projets futurs:

Le président introduit le point suivant en mettant en regard le bilan actuel des expositions avec la situation financière de l'association. Le trésorier invite le CA à concevoir la possibilité d'un ralentissement des projets d'expositions "hors-LEGO" à l'avenir, jusqu'à ce que les comptes du Club BIONIFIGS soient plus équilibrés. Le président appuie cette position, en rappelant néanmoins que l'objet de l'association étant bien de produire des moyens pour faire exister notre univers dans ce genre d'événements, un tel ralentissement des expos hors-LEGO payantes ne peut se concevoir que de manière conjoncturelle et non de long terme.

Face à cette conjoncture délicate, faute d'une moindre efficacité des ventes en expos que fin 2013 pour l'instant, le président énonce l'idée d'un projet de taille : celui d'organiser une exposition sous la bannière de BIONIFIGS, invitant d'autres LUG à l’événement. Il précise qu'il lui parait envisageable d'obtenir le concours de municipalités susceptibles d'être intéressées dans cette optique. Une telle manifestation pourrait ramener des recettes importantes à l'association sur une opération ponctuelle mais efficace, pour apporter de la trésorerie au Fan-club. Il propose de travailler dès à présent à l'orientation des projets de l'association en ce sens, pour ce projet qui aurait lieu courant 2015.

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Le trésorier présente ensuite une idée de plate-forme web, qui permettrait à l'association de posséder son portail intégrant de nombreuses fonctionnalités, visant à faciliter la prise de contact et l'organisation des expositions notamment, comme en disposent déjà la plupart des LUG. Ce dernier permettrait l'inscription en ligne pour une exposition, le prêt de matériel, une liste détaillée des biens de l'association, et une section "post-expo". Le trésorier exprime à son tour son souhait d'orienter également les projets et recettes à courts et moyens termes, vers la réalisation de cette outil majeur. Il propose de mettre ses compétences récemment acquises dans le domaine du Web, à profit pour mener le chantier qui ne couterait ainsi que son hébergement.

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Mise au point sur la Convention 4 :

Le Responsable Projets fait le point sur la future Convention de BIONIFIGS.
Il fait une brève récapitulation des inscriptions, et expose les différents dioramas prévus : Un diorama sur "les 10 ans de la saga de Metru Nui" pour la franchise BIONICLE, un diorama "Invasion des profondeurs" pour la gamme Hero Factory en cours, un sur l'ancienne gamme Exo-Force, ainsi qu'une tablée sur les "Univers populaires", et une autre "rétrospective des 15 ans de figurines d'action LEGO".

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Le président souligne, comme pour Animasia, la nécessité d'orienter le plus possible les dépenses éventuelles à venir vers la constitution du stock régional d'Aquitaine, afin de vendre un maximum de choses également lors de Fans de Briques où se tiendra la quatrième Convention BIONIFIGS, pour permettre à l'association de continuer son activité.

Dépenses à venir :

Le président dresse ensuite une liste des dépenses à venir, qui viennent d'être potentiellement dessinées par ce CA, et la soumet à l'approbation de celui-ci :

- Stand expo + ventes sur Festival Animasia
- Financement de la future plate-forme web
- Nouvel espace de stockage pour les galeries, boites mails et fichiers joints
- Constitution du stock régional pour la cellule d'Aquitaine
- Location annuel du nom de domaine BIONIFIGS.com

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Refontes éditoriales :

En vue du concours en ligne avec LEGO amené à drainer, momentanément, la nouvelle génération Hero Factory et gammes du genre vers le Forum de BIONIFIGS, le président propose une refonte de la ligne éditoriale du site, afin de donner envie à ces nouveaux fans de rester et s'impliquer au sein d'une communauté en ligne autour de leur passion. Celle-ci doit proposer des articles et fils de discussions qui doivent rechercher davantage à s'adresser spécifiquement à ce public.
Parallèlement, le Responsable Web sera chargé d'établir un calendrier des parutions prévisibles et programmables, visant à veiller sur la sortie régulière des articles.

Le président expose enfin l'idée d'instaurer un système d'astreinte avec les rédacteurs volontaires, suivant un planning défini avec leurs possibilités. Il invite le Responsable Web à réunir chaque mois ses équipes pour définir le calendrier des parutions anticipées. Il profitera de cette réunion mensuelle pour découper le mois en périodes d'astreintes, où chaque rédacteur porté volontaire pour être d'astreinte sur une période définie, aura la responsabilité de rédiger les articles non-programmés dans le calendrier des parutions en cas d'actualité imprévue, mais jugée essentielle à traiter. Tout rédacteur devra désormais consentir à mettre à profit ses disponibilités, mêmes minimes, pour être d'astreinte (même une paire d'heure dans une journée dans le mois est un début d'aide).

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Remarques personnelles :

Le président soumet à débat l'idée d'inviter, à tour de rôle, un responsable régional en tant que membre observateur lors des prochains CA (avec avis consultatif sans participation aux votes, pour éviter la modification des statuts), afin d'impliquer davantage les référents régionaux dans la dimension dirigeante du Club BIONIFIGS, dont ils relaient l'action localement.

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Fin du Conseil d'Administration à 01h00

Un compte-rendu riche, mais qui ne pouvait que l'être vu la teneur de ce CA (11 votes quand même, hé !). Une très bonne séance pour ma part, un peu crevante, mais on a bien bossé.

Que le boulot suive à présent ! wink

Vous avez pris de bonnes décisions durant ce CA (mention spéciale pour le concours, la boutique et les refontes éditoriales). Je vais essayer de donner le meilleur de moi-même pour ce poste de responsable régional.

Exo-6 a écrit:[...] mais on a bien bossé.

C'est mot pour mot ce que j'ai pensé pendant la lecture du truc
Après, la refonte de la ligne éditoriale ... J'suis assez neutre a ce sujet, v'savez, chuis un peu le parti conservateur du forum, j'aime pas quand ça change é_è, donc changer l'ambiance du forum et ramené les jeunes fan de HF ... J'veux BU moi, le forum avec les vieux qui parlent de BIONICLE avec nostalgie en ronchonnant sur les HF "D'mon temps les figurines et ben elles étaient plus classe ... et c'était du plaisir" :'D
*Constate sa vieillesse a 16 ans :S*

C'est la vie mon p'tieau. Faut savoir évoluer avec son temps.
Vu qu'on est sur la refonte éditoriale, j'en profite pour dire que je suis content pour l'organisation que va apporter le système d'astreinte et Co'. Reste à former une équipe solide de rédacteurs pour un déroulement aussi carré.

Les dépenses de l'Assoc m’alarme quelque peu, en espérant qu'on puisse refaire du bénéfice et repasser au positif. Je pense que la Conv' IV aidera bien comme la III l'année dernière wink

Sinon, j'ai peut être une idée pour les stands de ventes en exposition, mais ça dépend de Marek.
Pourquoi ne pas proposer une vente de pièces détachés, en plus des sets ? On avait déjà tenté le truc avec une petite boite en carton contenant des Kanohi et d'autres collectibles, mais je verrais plus ça à une échelle plus grosse, organisée et ne se limitant pas la clientèle aux MRFFB mais bien à n'importe quel fan de figurines d'actions voulant acheter des pièces et non des sets.
A voir ensuite si c'est rentable et si Marek arrivera à gérer les comptes.

Pas grand chose à dire sur les autres points, mise à pars que, comme l'a souligné Ikaru, vous avez pas chômé. 'Fin si, l'annonce de cette exposition voulant rassembler le plus de LUG sous une bannière neutre semble plutôt intéressante. Quant à l'Exposition BIONIFIGS, ça envoie du bois et du rêve juste en le mentionnant.

Eh bah ! Ça fait vachement pro, c'est classe.
Par contre, l'exposition BIONIFIGS... C'est un peu tôt je trouve, surtout si vous êtes justes niveau pognon. Enfin j'ai peur que vous ne dépensiez plus que ce que vous gagnerez... :/

Non, une expo BIONIFIGS au sens où tu l'entends ça n'a pas de sens, nous n'avons pas un public suffisamment large ou pas suffisamment autonome pour y venir, si nous proposons une expo essentiellement figurines d'action. Il s'agirait simplement d'organiser une expo LEGO en tout genre, comme toute autre expo dans le milieu AFOL, mais à l'initiative de BIONIFIGS qui s'occuperait de l'organisation et de la logistique comme association invitante. Le contenu lui, viendrait quasiment autant des autres LUG généralistes que d'habitude.

Même à l'échelle d'un projet peu ambitieux, visant le score modeste de 500 visiteurs à entre 2 et 4€ l'entrée par exemple, selon les modalités d'obtention d'une salle, l'opération est d'avance rentable et nous permettrait de voir venir beaucoup plus qu'actuellement. wink

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